Quais documentos do condomínio devem ser guardados?

A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada. 

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Período: 2 anos
Documentos

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF);
Pedido de demissão;
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho.

Período: 3 anos
Documentos

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º).

Período: 5 anos
Documentos

Acordo de compensação de horas;
Apólices de seguro;
Atestado Médico;
Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembleias;
Conta de água, luz, telefone;
Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais;
Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais;
DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores;
Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo;
Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio;
Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores;
Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios;
Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores/dedetização/limpeza de caixas d´água;
Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos;
Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio;
Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário;
Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação);
Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego);
Recibo de pagamento de salários;
Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

Período: 10 anos
Documentos

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS;
Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais;
Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros;
Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais;
CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349);
DARF´s do PIS (Programa de Integração Social);
Folha de pagamento;
GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349);
Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
Imposto de renda na fonte;
Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46).

Período: 20 anos
Documentos

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7).

Período: 30 anos
Documentos

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55);
RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º).

Período: Indeterminado
Documentos

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado;
Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.
Contrato de trabalho;
Convenção do condomínio (original, alterações e atual);
Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
Documentos relativos ao PCMSO e PPRA;
Listas de qualificação e presença nas assembleias;
Livro de inspeção do trabalho;
Livro ou ficha de registro de empregados;
Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos;
Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.);
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado;
Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual;
Registro de empregados;
Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual);
Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio.

Fonte: Conexão Condomínio - Secovi/RS e Agademi

Síndico pode ir pra cadeia!

Muitos brincam com o cargo de síndico, alguns assumem sem ter noção nenhuma da responsabilidade enorme que tem pela frente, mas a verdade é que segundo a Lei Federal 10.406/02, o síndico é responsável civil, criminal, trabalhista, tributário e previdenciário.

São inúmeras as implicações e as conseqüências quando o síndico desconhece suas obrigações. Podemos citar diversos casos preocupantes, mas um clássico é o seguro obrigatório, também previsto na Lei Federal.

O Síndico é obrigado a realizar o seguro obrigatório das edificações, fundamentalmente os casos de incêndio e na ausência dessa apólice, o sindico poderá responder com o próprio bolso os prejuízos causados quando da omissão da contratação desse seguro e responder criminalmente se for por culpa de não ter mantido os sistemas de segurança em condições regulares, e principalmente se o síndico não estiver com a AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) atualizada.

Esta vistoria tem validade de três anos e tem que estar em dia. Nos casos dos pagamentos diários das despesas assumidas pelo condomínio, diversos fornecedores tem a obrigação de recolher tributos e encargos, sejam eles federais, estaduais e também municipais. Se o síndico não souber recolher ou se recolher errado, pode ser enquadrado em crime de apropriação indébita, e mais uma vez responder inclusive na pessoa física pela irregularidade cometida.

Na questão trabalhista, a folha de pagamento do funcionário próprio também tem que ser muito bem elaborada e corretamente calculada, porque se estiver errada, mais uma vez estará lá o síndico para responder. Se a mão de obra for terceirizada, que seja aprovada em Assembléia, porque muitos acreditam que quando se terceiriza a mão de obra a responsabilidade também é terceirizada, muito pelo contrário, o condomínio assume solidariamente.

Por isso, vai uma dica, se você for síndico, contrate uma empresa especializada para auxiliar no seu dia-a-dia, porque senão a brincadeira poderá lhe render muita dor de cabeça! Mas lembre-se: Cuidado na escolha da empresa de auxilio, porque as implicações continuam sendo do síndico, as atividades são delegadas, mas as responsabilidades são intransferíveis.

Autor: Marcelo Duarte - Artigo publicado no Jornal do Buritis em Minas Gerais

Documentação do condomínio

É importante que o condomínio tenha os documentos arquivados e em segurança.

 

Tal e qual uma empresa, um condomínio legalmente instituído possui uma série de documentos. O síndico é o responsável pela guarda desses documentos durante sua gestão e deve passá-los, em perfeita ordem, a seu sucessor. Qualquer condômino tem o direito de verificar a documentação, desde que solicitado com antecedência. Entretanto, o condômino não deve levar os originais, pois, em caso de extravio, dependendo do documento, o síndico poderá vir a ser penalizado. Documentos de ex-funcionários, por exemplo, podem servir de prova contra possíveis reclamações trabalhistas infundadas.

 

A convenção e o regulamento interno são exemplos de documentos obrigatórios aos condomínios. Os moradores devem possuir cópias dos dois documentos – alguns condomínios entregam a novos moradores (proprietários ou inquilinos) um kit de boas vindas, incluindo a convenção e o regulamento.

 

Não é recomendável que os documentos fiquem guardados na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um pequeno espaço para guardá-los em segurança. Este local deve estar trancado, com acesso somente ao síndico. Outra dica é nunca colocar documentos originais nas pastas que serão vistoriadas pelos conselheiros do edifício. Há o risco da pasta extraviar e, com ela, os documentos.

 

O QUE GUARDAR

 

Entre a documentação do condomínio, devem constar:

- Convenção do condomínio

- Regulamento interno

- Inscrição do edifício na Receita Federal – Cartão do CNPJ atualizado

- Livro de atas e livro de presença nas assembléias

- todas as plantas do edifício

- Cadastro atualizado dos moradores

- Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais

- Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos

- Apuração das contas da administração anterior

- Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, etc...)

- RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio.

- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) (deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública).

- Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização (os dois procedimentos devem ser feitos a cada seis meses).

- Há ainda documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores.

- A cada nova aquisição de equipamentos, o síndico deve guardar as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia.

 

DOCUMENTAÇÃO TRABALHISTA

 

Segundo a advogada Cíntia M. Leo Silva de Oliveira, um funcionário demitido tem até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o empregador. Entretanto, sua reclamação vale para os últimos cinco anos de trabalho. “Em tese, os documentos que devem ser arquivados são os dos últimos cinco anos. Porém, o FGTS tem prescrição de 30 anos. Assim, orientamos que os documentos pessoais sejam guardados por cinco anos e os fiscais por 30. Por exemplo, comprovantes do FGTS e INSS”, esclarece a advogada.

 

Fonte Revista Direcional Condomínios

Despesas para pintura das áreas comuns internas do condomínio são de responsabilidade do locatário

Quando se trata de reforma do prédio, sempre surge a dúvida de quem é o responsável pelo pagamento destas despesas. Em se tratando de pintura interna do condomínio, alguns pontos devem ser observados. 

A despesa com preservação dos aparelhos do condomínio são de natureza ordinária. Sendo assim, a pintura das áreas comuns do condomínio também são de natureza ordinária, pois dizem respeito a áreas de uso comum dos moradores. Portanto, quem utiliza e mora no condomínio é responsável por sua manutenção e custeio.

O art. 23, XII da Lei 8.245/91 estabelece:

Art. 23. O locatário é obrigado a:

[...]

XI – pagar as despesas ordinárias de condomínio

O parágrafo primeiro do mesmo artigo explica o que se entende por despesa ordinária esclarecendo a responsabilidade pelo pagamento da pintura interna do condomínio como sendo do inquilino:

Art. 23 [...] §1º Por despesas ordinárias de condomínio se entendem as necessárias à administração respectiva, especialmente:

[...]

c) limpeza, conservação  e pintura das instalações e dependências de uso comum.

Assim, não há dúvidas quanto à responsabilidade do inquilino em arcar com as despesas de pintura interna das áreas de uso comuns do condomínio. Porém, por se tratar de despesa ordinária, a mesma deve estar prevista na previsão orçamentária do condomínio. Essa é a exigência imposta pelo art. 23, §2º da Lei 8.245/91:

“O locatário fica obrigado ao pagamento das despesas referidas no parágrafo anterior, desde que comprovadas a previsão orçamentária e o rateio mensal, podendo exigir a qualquer tempo a comprovação das mesmas”.

Portanto, a despesa da pintura interna do condomínio deve ser suportada pelo inquilino, desde que esta despesa conste da previsão orçamentária do condomínio e que tenha sido rateada mensalmente, sob pena do proprietário do imóvel ter que arcar com as despesas.

Apesar do entendimento não ser unânime e existirem várias correntes, entendemos que no que se refere as despesas ordinárias, os inquilinos possuem direito a voto, desde que a unidade esteja em dia com suas obrigações condominiais.

Assinatura digital será obrigatória para condomínios até o final de 2011

As facilidades digitais estão em todo lugar. Fazer compras, trabalhar e se relacionar com diversas pessoas, seja em outro país ou dentro do condomínio (com a Assembleia Virtual, por exemplo), são apenas alguns exemplos de como os processos estão se tornando cada vez mais virtuais.

Agora a inovação vai aumentar dentro dos condomínios residenciais e comerciais, pois a Caixa Econômica Federal (CEF) tornou obrigatória a Certificação Digital ECP-Brasil para o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) pelo Software Conectividade Social. Desta forma, o condomínio, como pessoa jurídica, será obrigado a ter uma assinatura digital.

“Todas as empresas precisam ter o certificado digital. Sem ele, não há recolhimento dos impostos. E os condomínios devem ficar atentos para se adaptar à nova realidade no menor tempo possível”, diz Osvaldino Gonçalves, proprietário da OG Contabilidade, de Vitória (ES).

O mesmo certificado pode ser utilizado para outros fins, como acompanhar informações do Imposto de Renda, emitir e resgatar notas fiscais, criar procurações eletrônicas ou assinar documentos digitais com a mesma validade jurídica que uma folha de papel assinada com caneta.

"O Certificado Digital é, na verdade, uma caneta eletrônica por meio do qual se assina documentos", afirma Carlos Henrique Cêra, diretor da Superlógica, desenvolvedora de softwares para condomínios e mantenedora do LicitaMais.

A tendência é a popularização do certificado também com as pessoas físicas, com o Registro de Identidade Civil (RIC). O RIC é uma forma digital de identificação, com o objetivo de diminuir fraudes e dificultar que uma pessoa se passe por outra. É o novo RG, mais completo e com facilidades para o novo mundo virtual.

“O cerco está se fechando. Até o final deste ano todas as empresas e condomínios terão o certificado e em breve, com o RIC, todas as pessoas físicas também terão. Cada vez mais as pessoas usarão esta solução no lugar da assinatura tradicional em papel”, afirma Cêra.

Certificação digital nos condomínios
Para os condomínios, a popularização do certificado digital abre caminhos para que toda a tramitação de documentos com os condôminos seja feita de forma exclusivamente digital. "Os condomínios já utilizam a Internet para se comunicar, a diferença é que todos os documentos poderão ter validade jurídica", conclui Cêra.

O condomínio também terá a possibilidade de realizar a assembleia 100% virtual. Isto é, há a possibilidade de a ata ser co-assinada digitalmente pelo condomínio. "Mas para isso, o cartório onde a ata será registrada deve aceitar o formato - o que por enquanto não acontece”, completa.

A Assembleia Virtual é um produto inovador, que melhora as relações entre moradores de condomínios e também utiliza a certificação digital. As vantagens são atraentes e tendem a ser o futuro da gestão de condomínios.

Fonte: Licitamais

Condomínios estão liberados da certificação digital para entrega da DIRF 2011

Anualmente não só as empresas, mas os condomínios estão obrigados e declarar à Receita Federal, através da DIRF os valores de Imposto de Renda retidos pelos serviços que foram prestados no condomínio.

Havia uma grande dúvida até o final do ano passado quanto a necessidade dos condomínios terem que entregar esta declaração com o uso do Certificado Digital. Em face da indefinição da Receita Federal, o SECOVI/RS estava orientando no sentido de se fazer a certificação, dada a indefinição e o escoamento no prazo para a apresentação da declaração.

Quando da liberação do programa DIRF2011 para entrega da declaração, a Receita Federal posicionou-se quanto a esta questão, desobrigando os condomínios a necessidade de entrega da declaração com o uso do certificado digital. Essa é a informação que consta no site da Receita Federal:

“Os Condomínios Edilícios e as Pessoas Físicas estão obrigados a entrega da declaração com o uso do certificado digital?

Resposta: Não, a obrigatoriedade da entrega da declaração com o uso do certificado digital só inclui as Pessoas Jurídicas.”

A informação acima encontra-se na sessão perguntas e respostas no endereço abaixo:

http://www.receita.fazenda.gov.br/TextConcat/Default.asp?Pos=3&Div=PessoaJuridica/dirf/2011/Perguntas/

Contribuição Sindical para condomínios

Obrigatoriedade

- A Contribuição Sindical é compulsória (obrigatória) e deve ser recolhida anualmente, de uma só vez e paga por todos aqueles que participem de uma determinada categoria econômica ou profissional. Isto é regulamentado pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), no artigo 578.

- De acordo com o dr. Amilcar Aquino Navarro, advogado especialista em Direito Imobiliário, "os condomínios estão isentos da contribuição sindical desde que comprovem, através de requerimento junto ao Ministério do Trabalho e seguindo os procedimentos da Portaria 1012/03, que exercem atividades sem fins lucrativos".

- Clique aqui para ler o texto da Portaria 1012/03 do Ministério do Trabalho.

Tipos de contribuição

- A Contribuição Sindical Patronal, de responsabilidade do condomínio enquanto empregador, deve ser paga até o dia 31 de janeiro, se o condomínio não requerer a isenção junto ao Ministério do Trabalho.

- Para os Condomínios, por não terem fins lucrativos, o governo estipula o valor da contribuição mínima e o recolhimento deve ser feito na Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou em estabelecimentos bancários nacionais, integrantes do Sistema de Arrecadação de Tributos Federais, através de Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS) ou em guia fornecida gratuitamente pelo sindicato da respectiva categoria e até a data do vencimento pode ser pago nas lotéricas da CEF.

 

Deveres dos sindicatos

- Pelo artigo 592 da CLT, os sindicatos patronais são obrigados por lei a promover para os associados, entre outros:

• realização de estudos econômicos e financeiros;
• bibliotecas;
• creches;
• congressos e conferências;
• medidas de divulgação comercial e industrial no País, e no estrangeiro, bem como em
• outras tendentes a incentivar e aperfeiçoar a produção nacional;
• feiras e exposições;
• prevenção de acidentes do trabalho.

Outras contribuições

•  A Contribuição Sindical do Trabalhador é recolhida no mês de março e consiste na importância correspondente à remuneração de 1 (um) dia de trabalho para os empregados, qualquer que seja a forma da referida remuneração.
• A Contribuição Assistencial, também chamada de taxa assistencial ou taxa de reforço sindical, é paga uma vez ao ano até o dia 10 (dez) do mês de Julho e seu valor é sempre igual a Mensalidade Sindical.
• Está prevista no Artigo 8º inciso IV da CF/88 e Artigo 513 da CLT e seu pagamento é feito no Sindicato ou pôr via bancária em guia fornecida pelo sindicato, enviada pelo correio ou em mãos.
• Essa contribuição se destina a custear a Publicação de Edital, realização das Assembléias Gerais, negociações com o sindicato dos Empregados e confecção da Convenção Coletiva de Trabalho para enviá-las pelo correio aos condomínios associados e em dia.
• A Taxa de Associação é paga somente uma vez, quando o condomínio se associa e seu valor é igual a Mensalidade Sindical e seu pagamento é feito no Sindicato ou via bancária em guia fornecida pelo sindicato pelo correio ou em mãos

Fonte: Sindiconet