Quais documentos do condomínio devem ser guardados?

A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada. 

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Período: 2 anos
Documentos

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF);
Pedido de demissão;
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho.

Período: 3 anos
Documentos

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º).

Período: 5 anos
Documentos

Acordo de compensação de horas;
Apólices de seguro;
Atestado Médico;
Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembleias;
Conta de água, luz, telefone;
Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais;
Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais;
DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores;
Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo;
Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio;
Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores;
Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios;
Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores/dedetização/limpeza de caixas d´água;
Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos;
Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio;
Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário;
Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação);
Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego);
Recibo de pagamento de salários;
Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

Período: 10 anos
Documentos

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS;
Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais;
Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros;
Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais;
CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349);
DARF´s do PIS (Programa de Integração Social);
Folha de pagamento;
GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349);
Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
Imposto de renda na fonte;
Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46).

Período: 20 anos
Documentos

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7).

Período: 30 anos
Documentos

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55);
RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º).

Período: Indeterminado
Documentos

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado;
Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.
Contrato de trabalho;
Convenção do condomínio (original, alterações e atual);
Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
Documentos relativos ao PCMSO e PPRA;
Listas de qualificação e presença nas assembleias;
Livro de inspeção do trabalho;
Livro ou ficha de registro de empregados;
Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos;
Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.);
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado;
Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual;
Registro de empregados;
Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual);
Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio.

Fonte: Conexão Condomínio - Secovi/RS e Agademi

Síndico pode ir pra cadeia!

Muitos brincam com o cargo de síndico, alguns assumem sem ter noção nenhuma da responsabilidade enorme que tem pela frente, mas a verdade é que segundo a Lei Federal 10.406/02, o síndico é responsável civil, criminal, trabalhista, tributário e previdenciário.

São inúmeras as implicações e as conseqüências quando o síndico desconhece suas obrigações. Podemos citar diversos casos preocupantes, mas um clássico é o seguro obrigatório, também previsto na Lei Federal.

O Síndico é obrigado a realizar o seguro obrigatório das edificações, fundamentalmente os casos de incêndio e na ausência dessa apólice, o sindico poderá responder com o próprio bolso os prejuízos causados quando da omissão da contratação desse seguro e responder criminalmente se for por culpa de não ter mantido os sistemas de segurança em condições regulares, e principalmente se o síndico não estiver com a AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) atualizada.

Esta vistoria tem validade de três anos e tem que estar em dia. Nos casos dos pagamentos diários das despesas assumidas pelo condomínio, diversos fornecedores tem a obrigação de recolher tributos e encargos, sejam eles federais, estaduais e também municipais. Se o síndico não souber recolher ou se recolher errado, pode ser enquadrado em crime de apropriação indébita, e mais uma vez responder inclusive na pessoa física pela irregularidade cometida.

Na questão trabalhista, a folha de pagamento do funcionário próprio também tem que ser muito bem elaborada e corretamente calculada, porque se estiver errada, mais uma vez estará lá o síndico para responder. Se a mão de obra for terceirizada, que seja aprovada em Assembléia, porque muitos acreditam que quando se terceiriza a mão de obra a responsabilidade também é terceirizada, muito pelo contrário, o condomínio assume solidariamente.

Por isso, vai uma dica, se você for síndico, contrate uma empresa especializada para auxiliar no seu dia-a-dia, porque senão a brincadeira poderá lhe render muita dor de cabeça! Mas lembre-se: Cuidado na escolha da empresa de auxilio, porque as implicações continuam sendo do síndico, as atividades são delegadas, mas as responsabilidades são intransferíveis.

Autor: Marcelo Duarte - Artigo publicado no Jornal do Buritis em Minas Gerais

Documentação do condomínio

É importante que o condomínio tenha os documentos arquivados e em segurança.

 

Tal e qual uma empresa, um condomínio legalmente instituído possui uma série de documentos. O síndico é o responsável pela guarda desses documentos durante sua gestão e deve passá-los, em perfeita ordem, a seu sucessor. Qualquer condômino tem o direito de verificar a documentação, desde que solicitado com antecedência. Entretanto, o condômino não deve levar os originais, pois, em caso de extravio, dependendo do documento, o síndico poderá vir a ser penalizado. Documentos de ex-funcionários, por exemplo, podem servir de prova contra possíveis reclamações trabalhistas infundadas.

 

A convenção e o regulamento interno são exemplos de documentos obrigatórios aos condomínios. Os moradores devem possuir cópias dos dois documentos – alguns condomínios entregam a novos moradores (proprietários ou inquilinos) um kit de boas vindas, incluindo a convenção e o regulamento.

 

Não é recomendável que os documentos fiquem guardados na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um pequeno espaço para guardá-los em segurança. Este local deve estar trancado, com acesso somente ao síndico. Outra dica é nunca colocar documentos originais nas pastas que serão vistoriadas pelos conselheiros do edifício. Há o risco da pasta extraviar e, com ela, os documentos.

 

O QUE GUARDAR

 

Entre a documentação do condomínio, devem constar:

- Convenção do condomínio

- Regulamento interno

- Inscrição do edifício na Receita Federal – Cartão do CNPJ atualizado

- Livro de atas e livro de presença nas assembléias

- todas as plantas do edifício

- Cadastro atualizado dos moradores

- Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais

- Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos

- Apuração das contas da administração anterior

- Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, etc...)

- RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio.

- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) (deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública).

- Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização (os dois procedimentos devem ser feitos a cada seis meses).

- Há ainda documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores.

- A cada nova aquisição de equipamentos, o síndico deve guardar as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia.

 

DOCUMENTAÇÃO TRABALHISTA

 

Segundo a advogada Cíntia M. Leo Silva de Oliveira, um funcionário demitido tem até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o empregador. Entretanto, sua reclamação vale para os últimos cinco anos de trabalho. “Em tese, os documentos que devem ser arquivados são os dos últimos cinco anos. Porém, o FGTS tem prescrição de 30 anos. Assim, orientamos que os documentos pessoais sejam guardados por cinco anos e os fiscais por 30. Por exemplo, comprovantes do FGTS e INSS”, esclarece a advogada.

 

Fonte Revista Direcional Condomínios